Si al oír la palabra “facturación” te entra un sudor frío, tranquilo: no estás solo. Para muchas personas que gestionan o emprenden, este tema suena a jerga contable, a papeleo interminable y a un dolor de cabeza recurrente. Pero ¿y si te dijera que entender la facturación en tu empresa no tiene por qué ser una tortura? Solo necesitas que te lo expliquen bien y con calma, justo como vamos a hacer a continuación.
Empezamos por lo básico: ¿Qué es la facturación?
Facturar es el proceso de emitir una factura, y a su vez, una factura es un documento que detalla la venta de un producto o servicio, con sus impuestos correspondientes. Dicho de forma sencilla, es la prueba legal de que alguien te ha contratado o te ha comprado algo.
Vamos, que no es solo un papel bonito con tu logo. Es la base para que cobres, pagues impuestos y tengas a Hacienda contenta.
De hecho, si estás vendiendo algo y no emites factura, legalmente es como si no hubiese pasado. Da igual lo que hayas trabajado: sin factura, no tienes nada justificado (ni ingresos declarados).
¿Por qué es tan importante tener un buen sistema de facturación?
Piensa en la facturación como el sistema nervioso de tu empresa. Todo pasa por ahí: ingresos, gastos, beneficios, impuestos… Y si no está bien montado, empiezan los errores, los retrasos y, con suerte, solo algún susto menor. Con menos suerte, te cae una inspección de Hacienda que no te la quitas ni queriendo.
Además, tener claro lo que facturas te ayuda a tomar decisiones: saber si un mes ha ido bien, si puedes invertir en algo, si necesitas ajustar precios o si es hora de subirte el sueldo.
El ciclo de la facturación explicado de forma aún más sencilla.
Vamos a proponer una situación ficticia para aplicar la facturación a modo de ejemplo:
- Prestas un servicio o vendes un producto.
- Emites una factura, lo cual significa: emites un documento con tus datos, los del cliente, fecha, número de factura, descripción de lo que has hecho, precio, impuestos… y el total.
- Envías la factura, por correo, por WhatsApp, en PDF ¡Como sea! Mientras el cliente la reciba, todo bien.
- El cliente paga.
- Registras el cobro.
- Declaras ese ingreso.
Y así, vuelta a empezar.
¿Qué debe llevar una factura sí o sí?
Como dijimos antes, una factura no es un papel sin más. Debe llevar impreso una serie de documentos importantes que la convierten en una factura real:
- Tus datos (nombre, NIF/CIF, dirección).
- Los datos del cliente.
- Número de factura.
- Fecha de emisión.
- Descripción clara del producto o servicio.
- Importe sin impuestos.
- IVA (y/o IRPF si aplica).
- Importe total.
- Forma de pago.
Y recuerda: el orden debe ser cronológico y coherente. Y por favor, no uses Excel con fórmulas que se borran solas cada dos por tres, usa en su lugar herramientas fiables (de las cuales hablaremos en breve).
Tipos de facturas que debes conocer.
Aunque normalmente emitas facturas normales, hay varios tipos que deberías conocer:
- Factura ordinaria: la más común y recurrente.
- Factura simplificada: como un ticket, sin necesidad de poner datos del cliente. Para ventas pequeñas, suele usarse en comercios.
- Factura rectificativa: si la has liado en una factura anterior, esta es la forma legal de corregirlo.
- Factura proforma: no es una factura real. Es como un “borrador” o presupuesto, sin valor fiscal.
¿Y qué ocurre cuando el cliente no te paga?
Aquí se complica la cosa, porque tú ya has prestado el servicio, pero el dinero no llega.
Puedes (y debes) reclamarlo, y lo más recomendable es que lo hagas amablemente primero, aunque este paso es muy difícil. Si sigue sin pagar, puedes probar a recordárselo con más insistencia, y si nada funciona, recurre a la vía legal.
Mientras tanto, y por desgracia, tú ya has emitido la factura y tienes que incluirla en tus impuestos, incluso si no te han pagado. No es nada justo, pero así está montado el sistema; por eso es tan importante llevar control de tus cobros y fechas.
El IVA y el IRPF: esos dos grandes compañeros de viaje.
Estas siglas son muy importantes, y debes prestarles atención sí o sí. A continuación, vamos a ver por qué son tan importantes y qué significan sus siglas:
- El IVA hace referencia al concepto “Impuesto sobre el Valor Añadido”, y es un impuesto que cobras a tus clientes cuando vendes algo. Ese dinero no es tuyo: lo guardas y se lo das a Hacienda cada trimestre. A cambio, puedes restarte el IVA que tú has pagado al comprar cosas para tu negocio: solo pagas la diferencia.
- El IRPF hace referencia al “Impuesto sobre la Renta de las Personas Físicas” y es un impuesto sobre lo que ganas. Si eres autónomo y cada trimestre declaras tus ingresos y gastos, pagas un porcentaje sobre el beneficio (lo que ganas menos lo que gastas). También puede que retengas IRPF en tus facturas (por ejemplo, el 15%) y ese dinero va directamente a Hacienda como adelanto del impuesto.
¿Te afecta a ti? Sí. El IVA lo cobras tú, pero se lo das a Hacienda. El IRPF es lo que te “quitan” por adelantado del impuesto sobre tus beneficios. No te agobies: si lo haces bien desde el principio, no te llevarás sustos.
La importancia de automatizar sin perder el control.
Aquí viene la parte que muchas empresas ignoran: facturar no es solo emitir documentos. Es tener una visión clara de tu negocio.
Por eso, usar un programa de gestión puede suponer un antes y un después. Automatizas facturas, cobros, impuestos, clientes… y dejas de vivir en una hoja de cálculo que se cuelga en el peor momento.
Desde Erploop lo explican bien claro: una plataforma de gestión integral puede ayudarte a mantener todo bajo control sin que tú te tengas que convertir en contable por las noches. Porque bastante tienes ya con sacar adelante tu negocio ¿verdad?
Facturación mensual, trimestral y anual: ¿Qué toca en cada momento?
Vamos a situarnos. Si eres autónomo o tienes una pyme, cada trimestre tienes que presentar modelos a Hacienda. Los más comunes son:
- Modelo 303: IVA.
- Modelo 130: IRPF (si no tienes retención en facturas).
- Modelo 111 y 115: si tienes empleados o alquilas un local.
Y a final de año, el resumen anual. ¿Te suena el modelo 390? Pues ese. No es difícil, pero conviene tener todos los datos ya organizados y cuadrados. Por eso, cuanto mejor tengas tu sistema de facturación, menos lloros a final de trimestre.
Algunos errores muy comunes que puedes evitar desde ya.
Vamos con una ronda rápida de “errores típicos” que puedes tachar de tu lista:
- Numeración duplicada de facturas.
- Fechas cambiadas.
- Emitir una factura sin haber prestado el servicio aún.
- No conservar las facturas emitidas y recibidas.
- Cobros en efectivo sin justificar.
- Dejar para “el último día del trimestre” la revisión de todo.
¿Y si no facturo todo lo que debería?
Cada venta no declarada es un riesgo, y a largo plazo, te perjudica más que otra cosa. Además, si algún día quieres pedir una hipoteca, una ayuda o simplemente dormir tranquilo, mejor tener todo claro y legal.
La facturación y el control del negocio van de la mano.
¿Te pasa que a veces no sabes cuánto estás ganando realmente? ¿O si ese cliente que parece tan rentable lo es de verdad? Pues eso también es parte de la facturación.
Saber cuánto entra, cuánto sale, qué proyectos te dan más beneficios, cuáles apenas cubren gastos… Todo eso está en tus números. Y si los ignoras, estarás tomando decisiones con los ojos vendados.
Al fin y al cabo, facturar bien es mucho más que una obligación: es una herramienta para que tu empresa funcione y tú no te hundas en la incertidumbre constante.
Últimos consejos para que estés más tranquilo.
- No dejes para mañana las facturas de hoy.
- Usa un sistema que te guste y entiendas.
- Guarda copias de todo (en la nube, en papel, en tu disco duro… donde sea).
- Revísalo todo al menos una vez al mes; te llevará 20 minutos y te ahorrarás disgustos.
- Pide ayuda si lo necesitas. Contables, asesores, o incluso cursos básicos. ¡Valdrá la pena!
Como has podido comprobar, es fácil entender la facturación si la explicamos sin tantos tecnicismos ¿verdad? Al fin y al cabo, solo hace falta que te hablen claro y te pongan ejemplos, como en este artículo. Así que la próxima vez que escuches “hay que emitir factura” o “toca presentar el trimestre”, no te agobies. Ya sabes lo que hay detrás. Y si te organizas bien desde el principio, puedes llevar el control de tu negocio sin vivir estresado.
Porque al final, lo importante es que lo que haces te dé frutos… y que esos frutos estén bien facturados.
